In een publiciteitsplan maak je onderscheid tussen een free publicity plan - vrije publiciteit - en een advertentieplan - betaalde publiciteit.
Free publicity plan
Free publicity is vrije publiciteit; gratis publiciteit voor jouw kunstproject. Probeer vrije publiciteit te sturen, bijvoorbeeld door een persbericht te verspreiden. Overigens heb je geen garantie dat de tekst die je opstuurt naar een krant ook daadwerkelijk geplaatst wordt.
Als je vaker kunstprojecten produceert, is het handig om goede contacten met de pers te onderhouden. Houd journalisten altijd op de hoogte van nieuwe voorstellingen en de laatste ontwikkelingen.
Advertentieplan
Betaalde publiciteit wordt opgenomen in je advertentieplan. Je kunt ervoor kiezen te adverteren in kranten of tijdschriften. Neem contact op met de adverteer- of salesafdeling van de krant, het tijdschrift of de omroep en vraag naar de mogelijkheden, tarieven en criteria.
Het is belangrijk dat een advertentie goed is opgemaakt. Zorg daarom dat iemand die goed kan werken met computerprogramma’s als Indesign of Photoshop de advertentie maakt. Wees je ook bij betaalde publiciteit bewust van je doelen en doelgroep. Een advertentie moet bijvoorbeeld niet overkomen als schreeuwerige reclame, maar als een aantrekkelijke aankondiging
Je kunt voor je stichting of vereniging, of speciaal voor het project, een website bouwen. Ruil links: een collega-organisatie plaatst een link naar jouw website in ruil voor vermelding van de eigen link.
Geef jouw project op voor culturele agenda’s op verschillende websites . Noem het project op sociale en professionele netwerksites als Facebook, Hyves en Linkedin, laat het rondzingen op blogs, discussiefora enzovoort.
Het internet biedt oneindig veel mogelijkheden, maar vergeet ook hier niet welke doelgroep je wilt bereiken.
Een affiche of flyer is een bekend middel om je project onder de aandacht te brengen. Wanneer je zorgt voor een mooie vormgeving heb je kans dat jouw project opvalt. Houd de informatie op een affiche zo kort en duidelijk mogelijk. Op een flyer kun je meer informatie kwijt, zoals namen van medewerkers of een speellijst.
Verspreiding
Maak een overzicht van plekken waar je het affiche en de flyer wilt verspreiden. Vraag altijd toestemming of je een affiche op mag hangen of flyers mag neerleggen. Denk bijvoorbeeld aan plekken als:
- bibliotheken;
- universiteiten en scholen;
- culturele centra;
- supermarkten;
- kroegen;
- ramen van woningen aan de straatkant en
- plakplaatsen in de openbare ruimte.
Via de post kun je je flyer opsturen naar:
- vrienden;
- collega’s;
- familie;
- vrienden van de stichting of vereniging;
- donateurs;
- subsidiegevers;
- media (kranten, tijdschriften en televisiezenders);
- collega-kunstenaars en
- theaters en andere culturele instanties.
E-flyer
Het is bovendien handig om een flyer via email te verzenden aan jouw persoonlijke en professionele netwerk. Vraag je contacten of zij op hun beurt de flyer ook weer rond willen sturen. En vergeet niet de flyer op sociale netwerksites of andere sites te plaatsen.
Een persbericht is een veelgebruikt publiciteitsmiddel. Een persbericht dient kort en krachtig te zijn en op z’n minst antwoord te geven op vijf vragen - de zogenaamde vijf w’s - :
• wie;
• wat;
• waar;
• wanneer en
• waarom.
In de inleiding van het persbericht moet je deze boodschap al duidelijk overbrengen. Wie ben je; wat is de naam van je groep, de spelers en andere medewerkers? Wat doe je; wat is de titel van je project, de discipline en het genre en waar gaat het in de kern over? Waar vindt het plaats; wat is de locatie, de zaal, het reserveringsnummer? En wanneer kunnen mensen jouw project zien; wat is de datum, de begintijd enzovoort?
In de rest van de tekst kun je meer achtergrondinformatie geven.Denk aan het maakproces, de ervaring van de kunstenaar en de namen van subsidiegevers die het project steunen.
Vergeet niet onderaan je persbericht een noot aan de redactie te plaatsen. Hierin vermeld je je contactgegevens. Nadat je het persbericht hebt verstuurd, bel je na om te vragen of het bericht in goede orde is ontvangen.
Aandacht trekken
Houd in je achterhoofd dat het persbericht erop gericht is de aandacht van de lezer te trekken. Je hebt ook met de journalist van de krant of het tijdschrift of de programmamaker bij de televisie te maken. Deze persoon moet in eerste instantie besluiten jouw persbericht te gebruiken. Ook daarom is het belangrijk het unieke en opvallende van het kunstproject te benadrukken.
Geef aan dat een regisseur, acteur of andere betrokkene van het project bereid is een interview te geven en dat de journalist of programmamaker een repetitie of atelier kan bezoeken. Stuur foto’s, flyers en/of een informatiemap mee om je persbericht te illustreren.
Een publiek bereiken gaat niet vanzelf. Je moet het publiek laten weten dat jouw kunstproject bestaat én je moet hen overtuigen dat het de moeite waard is om te komen kijken. Stel daarom een publiciteitsplan op.
Doelen en doelgroep bepalen
In een publiciteitsplan leg je als eerste vast wat je publieksdoelen zijn. Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat je minimaal tachtig bezoekers per avond wilt bereiken, dat je streeft naar een bezoekersaantal dat tien procent hoger is dan bij je vorige project, of dat je wenst meer jongeren onder je publiek te hebben.
Het is belangrijk dat je een goed beeld hebt van je doelgroep: wie wil je bereiken met je kunstproject?
Middelen en boodschap selecteren
Bepaal hoe je jouw doelen gaat bereiken; welke middelen ga je inzetten en welke boodschap formuleer je? Ga je advertenties, persberichten of andere teksten de wereld insturen? En wat ga je precies op het affiche, de flyer of de website vertellen? Wat moeten mensen echt weten over jouw kunstproject?
Kanalen kiezen
Als je hebt bepaald wat je doelen, middelen en boodschap zijn, kies je welke kranten, websites of televisieprogramma’s je gebruikt om het kunstproject onder de aandacht te brengen. Ook dit hangt af van wie je doelgroep is.
Jongeren bereik je waarschijnlijk beter via websites en sociale netwerksites, zoals Facebook of Hyves, dan via het buurtkrantje. Ook maakt het uit of je jouw kunstproject landelijk, regionaal of lokaal onder de aandacht wilt brengen.
Een actuele lijst van media kun je online inzien op de website www.medialijst.nl of daar bestellen.
Kosten beperken
Beschrijf hoeveel de publiciteit gaat kosten, zodat je dit als een realistische kostenpost kunt opnemen in de begroting. Je kunt gebruik te maken van vrije publiciteit, die gratis is. Combineer vrije publiciteit slim met betaalde publiciteit, zoals advertenties waar je voor moet betalen.
Ook zijn copyshops of drukkerijen soms bereid je te sponsoren: in ruil voor vermelding van het logo van het bedrijf, kun je gratis of goedkoper drukwerk krijgen. Durf te vragen naar de mogelijkheden!
Informatie bijhouden
Houd tijdens het hele productieproces een map bij, met alle informatie over jouw kunstproject. Zoals cv’s van de projectmedewerkers, foto’s van het repetitieproces, recensies, aankondigingen, technische details – zoals afmetingen - en het lichtplan. Deze map kun je gebruiken als pers, subsidiegevers of andere geïnteresseerden meer willen weten. Ook is het een handig naslagwerk bij de evaluatie van jouw project.
Goed plannen
Stel ruim op tijd een publiciteitsplan op, informeer naar de deadlines voor het indienen van persberichten of het plaatsen van berichten in culturele agenda’s en maak op tijd afspraken met de vormgever. Beslis wanneer je persberichten gaat schrijven en versturen, wanneer de flyer ontworpen en gedrukt moet zijn, in welke periode je deze het beste kunt verspreiden en maak ook tijd voor bijvoorbeeld het schrijven van een programmaboekje. Het is niet gek om al vier tot zes maanden voor je première of opening van start te gaan met het ontwerpen van een flyer. Dat betekent dat je publiciteitsplan dan al af moet zijn!
