Welke kosten verwacht je te maken bij het realiseren van jouw project? En hoe denk je deze kosten te gaan dekken? Ook subsidiegevers willen dit van je weten.
In een begroting geef je een overzicht van de uitgaven en in een dekkingsplan zet je de inkomsten - waarmee je deze kosten dekt - op een rij. Bij de afrekening maak je duidelijk wat de werkelijke uitgaven en inkomsten zijn geweest.
Een paar punten zijn belangrijk als je een begroting opstelt.
- Maak een realistische inschatting van de kosten. Baseer je op kosten die je bij andere projecten hebt gemaakt, op offertes en op adviezen van derden.
- Maak onderscheid tussen de kosten met en zonder btw.
- Geef in een toelichting op je begroting uitleg hoe je tot bepaalde bedragen gekomen bent. Licht bijvoorbeeld toe op basis van hoeveel uren het honorarium is vastgesteld of hoeveel dagen je een theaterzaal huurt.
- Sla geen enkele kostenpost over!
- Wees creatief in het beperken van kosten: werk bijvoorbeeld met vrijwilligers of verkoop het programmaboekje.
Een begroting kan uit de volgende posten bestaan:
|
Begroting
|
Naam project
|
Versie en datum
|
|
I Uitgaven
|
Bedrag
|
Toelichting
|
|
Honoraria van professioneel inhoudelijk betrokkenen, zoals een regisseur of dirigent
|
|
|
|
Honoraria van overige betaalde medewerkers, zoals bewaking, lichttechnicus of kaartverkoper
|
|
|
|
Vrijwilligersvergoedingen
|
|
|
|
Vergunningen/vergoedingen,bijvoorbeeld voor auteursrecht of spelen op locatie
|
|
|
|
Relatiegeschenken, zoals bloemen voor de spelers of wijn voor de chauffeurs
|
|
|
|
Materiaal voor decors, kostuums, schilderijen, objecten of instrumenten
|
|
|
|
Overhead, voor elk project maak je ook indirecte kosten voor je stichting of vereniging, zoals telefoon-, verzend- en administratiekosten
|
|
|
|
Reiskosten
|
|
|
|
Verblijfkosten
|
|
|
|
Catering
|
|
|
|
Huur accommodatie, zoals theaterzaal, expositieruimte, muziekpodium, dansstudio of website
|
|
|
|
Huur faciliteiten, zoals repetitieruimte of atelierruimte
|
|
|
|
Publiciteit
|
|
|
|
Onvoorzien
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAAL UITGAVEN INCL BTW
|
|
|
Probeer je bij het dekkingsplan te richten op verschillende inkomstenbronnen. Denk bijvoorbeeld niet alleen aan subsidies, maar laat je ook sponsoren of zorg dat je inkomsten krijgt van de verkoop van het programmaboekje. Zorg wel dat je dekkingsplan haalbaar is; schat de inkomsten realistisch in.
In een tabel zet je tegenover de uitgaven de inkomsten die je verwacht te krijgen. Het totale bedrag van de uitgaven moet hetzelfde bedrag zijn als het totale bedrag aan inkomsten.
Denk bijvoorbeeld aan de volgende inkomstenbronnen:
|
Begroting
|
Naam project
|
Versie en datum
|
|
II Inkomsten
|
Bedrag
|
Toelichting
|
|
Subsidies
|
|
Welke fondsen?
|
|
Sponsors
|
|
Wie zijn je sponsors?
|
|
Bijdragen van vrienden van de stichting
|
|
|
|
Contributies van leden
|
|
|
|
Commerciële activiteiten, zoals baromzet of T-shirtverkoop
|
|
|
|
Eigen bijdrage
|
|
|
|
Entreegeld
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAAL INKOMSTEN INCL BTW
|
|
|
Houd je financiële administratie goed bij en pas je begroting aan als het nodig is. Als je bijvoorbeeld minder subsidie krijgt dan je had verwacht, moet je bezuinigen op je projectkosten. Bewaar alle offertes, bonnen en contracten.
Na afloop van het project komt de afrekening. Je maakt dan het uiteindelijke overzicht van uitgaven en inkomsten. Deze afrekening wordt vaak door subsidiegevers opgevraagd, zodat zij kunnen zien hoe hun geld uiteindelijk besteed is.
